Facturación · 5 min
Factura proforma vs factura ordinaria
Una se contabiliza, la otra no. Una vale para Hacienda, la otra no. Esta es la diferencia exacta y cuándo conviene cada una.
Diferencias clave
| Aspecto | Factura proforma | Factura ordinaria |
|---|---|---|
| Validez fiscal | ❌ No vale para Hacienda | ✅ Vale para Hacienda |
| Genera IVA | ❌ | ✅ |
| Genera IRPF | ❌ | ✅ |
| Es contable | ❌ | ✅ |
| Vinculante | No (es oferta) | Sí (es obligación) |
| Numeración correlativa | No obligatoria | Obligatoria |
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento informativo previo a la operación real. Funciona como un presupuesto formal con apariencia de factura: incluye todos los datos (cliente, importe, IVA, concepto) pero no genera obligación fiscal ni contable.
¿Cuándo conviene usarla?
- ✓ Para enviar un presupuesto formal al cliente antes de empezar el trabajo.
- ✓ Para que el cliente solicite financiación bancaria o fondos antes del pago.
- ✓ Para operaciones internacionales, donde se necesita un documento previo al envío.
- ✓ Para cobrar anticipos antes de emitir la factura final.
- ✗ NUNCA para contabilizar o liquidar impuestos.
¿Qué pasa después de la proforma?
Cuando el cliente acepta y se realiza la operación real (entrega o cobro), debes emitir la factura ordinaria con los mismos datos pero con numeración correlativa fiscal. Esta sí va a tu libro de IVA e IRPF.
Elementos obligatorios de una proforma
- La palabra "PROFORMA" claramente visible
- Tus datos (nombre, NIF, dirección)
- Datos del cliente
- Fecha de emisión
- Descripción del producto o servicio
- Precio unitario y total
- IVA aplicable (informativo)
- Total con IVA
- Validez de la oferta (15-30 días recomendado)
- Forma de pago propuesta
Plantilla básica
FACTURA PROFORMA Nº [NUMERO] Fecha: [FECHA] Válida hasta: [FECHA + 30 días] DE: [Tu nombre/empresa] NIF/CIF: [Tu NIF] Dirección: [Tu dirección] A: [Cliente] NIF/CIF: [NIF cliente] Dirección: [Dirección cliente] CONCEPTO | CANT | PRECIO U. | TOTAL [Servicio/producto] | 1 | 1.000€ | 1.000€ Base imponible: 1.000€ IVA (21%): 210€ TOTAL: 1.210€ Forma de pago: Transferencia bancaria a IBAN [TU IBAN] Condiciones: 30% anticipo, 70% a la entrega. Esta factura proforma NO tiene validez fiscal. Se emitirá factura ordinaria tras la aceptación.
Errores típicos con la proforma
- ❌ Olvidar poner "PROFORMA" en grande. Si no lo pones, Hacienda puede considerarla factura real.
- ❌ Usarla para cobrar. Para cobrar necesitas la factura ordinaria.
- ❌ No emitir la factura ordinaria después. Si te pagan, tienes 30 días.
- ❌ Numeración correlativa con las ordinarias. Las proformas llevan numeración separada.